Wanneer buitenlandse bedrijven zich moeten registreren voor Britse BTW

Een oprichter van Shanghai SaaS vertelde ons ooit dat ze al bijna twee jaar Londense klanten factureerde voordat haar accountant de BTW ter sprake bracht. Ze was ervan uitgegaan dat de Britse registratiedrempel van £ 90.000 op haar van toepassing was. Dat gebeurde niet. Voor buitenlandse verkopers is de drempel in de meeste gevallen helemaal niets.

Het Britse BTW-stelsel is niet ongewoon complex, maar het behandelt niet-ingezeten bedrijven op een andere voet – en de gevolgen van een foute aanpak worden vaak stiller totdat HMRC een brief schrijft. In dit stuk worden de registratietriggers uiteengezet die buitenlandse verkopers het vaakst treffen, hoe uitgestelde btw-boekhouding het cashflowbeeld voor goederen verandert, en waar digitale marktplaatsen en tussenpersonen de verplichting namens u op zich nemen.

De drempel die niet bestaat

De bekende btw-registratiedrempel in het Verenigd Koninkrijk – momenteel £90.000 aan belastbare omzet over een periode van twaalf maanden – is van toepassing op bedrijven die gevestigd zijn in het Verenigd Koninkrijk. Als uw bedrijf geen vaste inrichting in Groot-Brittannië heeft, is de drempel voor btw-registratie voor niet-ingezetenen feitelijk nul vanaf de eerste belastbare prestatie.

In de praktijk betekent dit:

• Een overzees bedrijf dat goederen verkoopt die zich in Groot-Brittannië bevinden op het verkooppunt, moet zich vóór de eerste verkoop registreren.
• Een overzees bedrijf dat voorraad aanhoudt in een Brits magazijn (inclusief Amazon FBA of fulfilment door derden) moet zich registreren voordat goederen uit die voorraad worden verzonden.
• Een overzees bedrijf dat bepaalde diensten levert aan Britse consumenten – met name digitale diensten – moet zich vanaf de eerste transactie registreren, tenzij een tussenpersoon deze afhandelt (meer hierover hieronder).

Bij de vestigingstest gaat het er niet om of u een Britse bankrekening of een geregistreerd bedrijf heeft. Er wordt gekeken of u een vaste plek heeft van waaruit het bedrijf daadwerkelijk wordt gerund, met de menselijke en technische middelen om voorraden te maken en te ontvangen. Een holdingmaatschappij, een virtueel kantoor of een Britse dochteronderneming die niet zelf de leveringen levert, kwalificeert de moedermaatschappij doorgaans niet als in het Verenigd Koninkrijk gevestigd.

Digitale diensten en de OSS die Groot-Brittannië niet langer gebruikt

Sinds Groot-Brittannië het EU-btw-regime heeft verlaten, doet de enige One Stop Shop-registratie die de digitale verkoop in de EU dekt niets voor Britse klanten. De btw op digitale diensten die Britse consumenten kopen – streaming, SaaS-abonnementen, e-books, online cursussen, in-app-aankopen – is rechtstreeks aan HMRC verschuldigd, en er is geen de minimis-omzetvergoeding voor buitenlandse leveranciers.

Twee belangrijke verzachtingen:

1. B2B-leveringen vallen doorgaans buiten de reikwijdte. Als uw klant een in het Verenigd Koninkrijk geregistreerd BTW-bedrijf is en een geldig BTW-nummer opgeeft, verschuift de verleggingsregeling doorgaans de verplichting naar hen. Bewaar bewijsstukken van de bedrijfsstatus in uw dossier.
2. Marktplaatsen en platforms worden vaak de veronderstelde leverancier. Als u verkoopt via een app store, een groot contentplatform of een digitale marktplaats die de facturering afhandelt, wordt het platform doorgaans behandeld als de leverancier aan de eindconsument en draagt ​​het zelf de btw af. Uw levering is dan aan het platform, niet aan de Britse consument. Lees de belastingdocumentatie van elk platform; de behandeling varieert.

De risicozone bestaat uit digitale verkopen die direct aan de consument zijn gericht en die vanaf uw eigen website aan Britse particulieren worden gefactureerd. Dat is de configuratie die meestal vanaf de eerste dag een btw-registratie van niet-ingezetenen vereist.

Goederen, import en uitgestelde BTW-boekhouding

Voor fysieke goederen splitst het beeld zich op de consignatiewaardelijn van € 135.

• Zendingen ter waarde van £ 135 of minder die rechtstreeks aan Britse consumenten worden verkocht: BTW wordt op het verkooppunt in rekening gebracht door de buitenlandse verkoper, die in het VK BTW-geregistreerd moet zijn. Bij verkoop via een online marktplaats neemt de marktplaats doorgaans de btw voor zijn rekening.
• Zendingen boven € 135: import-btw is van toepassing aan de grens, te betalen door degene die de geregistreerde importeur is. Dit is waar uitgestelde btw-boekhouding van belang is.

Met uitgestelde btw-boekhouding (PVA) kan een voor de btw geregistreerde importeur de invoer-btw op dezelfde aangifte aangeven en terugvorderen, in plaats van deze aan de grens te betalen en deze weken later terug te vorderen. Voor buitenlandse verkopers die importeren in hun eigen Britse BTW-registratie – gebruikelijk bij fulfilmentmodellen – neemt PVA een aanzienlijke cashflowbelemmer weg. Het gaat niet automatisch: u kiest ervoor om het te gebruiken bij de douaneaangifte en u rekent af met de maandelijks uitgestelde BTW-verklaring bij invoer die HMRC online beschikbaar stelt.

Een paar praktische punten die buitenlandse importeurs vaak over het hoofd zien:- U heeft een EORI-nummer nodig dat begint met GB om als geregistreerde importeur op te treden.

• De douane-expediteur of expediteur heeft bij elke aangifte een expliciete instructie nodig om PVA te gebruiken. Ze zullen het niet aannemen.
• PVA verandert timing, geen aansprakelijkheid. Als de goederen niet bestemd zijn voor verdere belastbare levering, is de voorbelasting mogelijk niet volledig terugvorderbaar.

Tussenpersonen, agenten en wie daadwerkelijk betaalt

Buitenlandse bedrijven gaan er vaak van uit dat het benoemen van een Britse fiscale vertegenwoordiger verplicht is. Voor de meeste niet-EU-verkopers die zich vandaag de dag voor Britse BTW registreren, is dit niet het geval. Het standaardstandpunt van de HMRC is dat een vertegenwoordiger optioneel is, hoewel het agentschap er in specifieke gevallen met nalevingsrisico's wel een kan vereisen. Wat in de praktijk belangrijker is, is wie in de supply chain als leverancier wordt behandeld:

• Onlinemarktplaatsen die de verkoop van goederen aan Britse consumenten faciliteren, worden voor BTW-doeleinden vaak als leverancier beschouwd, met name voor zendingen met een lage waarde en voor goederen die zich al in Britse voorraad bevinden en die door buitenlandse verkopers worden verkocht.
• Betaalplatforms worden over het algemeen niet als leveranciers beschouwd; ze verplaatsen alleen geld.
• Expediteurs en douane-expediteurs handelen in opdracht van u en nemen uw BTW-plicht niet op zich, zelfs niet als zij namens u de BTW bij invoer betalen.
• Digitale platforms en appstores fungeren vaak als leverancier van digitale diensten, maar de contractvoorwaarden bepalen de uitkomst.

Het eerlijke antwoord op "wie betaalt?" is: lees het contract, lees vervolgens de belastingaangifte van het platform en breng vervolgens de toeleveringsketen in kaart. Het etiket op de factuur komt vaak niet overeen met de BTW-realiteit.

Een korte registratiechecklist

Voordat u een Britse btw-registratie indient, moet u het volgende gereed hebben:

1. Oprichtingscertificaat en bewijs van bedrijfsadres in uw eigen rechtsgebied.
2. Identificatie voor bestuurders en uiteindelijke begunstigden.
3. Beschrijving van de leveringen, verwachte Britse omzet en de datum van uw eerste belastbare Britse levering.
4. Britse bankgegevens, indien beschikbaar (niet strikt vereist, maar het vereenvoudigt de terugbetalingen).
5. Een GB EORI-nummer als u goederen gaat importeren.
6. Gegevens van eventuele Britse aandelen die al in bezit zijn en platformrekeningen die al worden verhandeld.

De registratie vindt online plaats en wordt doorgaans binnen een paar weken voltooid, hoewel de gepubliceerde servicetijden van HMRC verschuiven. Terugkeren naar de juiste ingangsdatum is van belang: boetes en rente lopen vanaf de datum waarop u zich had moeten registreren, niet de datum waarop u eraan toekwam.

Als het bovenstaande meer vragen dan antwoorden heeft opgeleverd, behandelt het grensoverschrijdende belasting- en bedrijfsoprichtingsteam van de dienst Enterprise Landing van Serene Jade de Britse btw-registratie, EORI-aanvragen en PVA-instellingen als onderdeel van een enkele onboarding-workflow.

Veelgestelde vragen

V: Ik verkoop SaaS-abonnementen vanuit Shenzhen alleen aan Britse bedrijven. Moet ik me registreren? A: Normaal gesproken niet, op voorwaarde dat uw Britse klanten BTW-geregistreerde bedrijven zijn die zelf rekening houden met de verleggingsregeling. Verzamel en bewaar hun BTW-nummers en bewaar het bewijs dat de levering B2B is. Verkoop aan Britse consumenten, zelfs incidenteel, verandert de analyse.

Vraag: Mijn goederen worden opgeslagen in een magazijn van Amazon UK. Amazon int btw: ben ik gedekt? Antwoord: Gedeeltelijk. De marktplaats houdt doorgaans rekening met de BTW op de consumentgerichte verkoop, maar doorgaans heeft u nog steeds uw eigen Britse BTW-registratie nodig, omdat u aandelen in het VK aanhoudt en uw levering aan de marktplaats zelf binnen het Britse BTW-stelsel valt.

V: Kan ik uitgestelde BTW-boekhouding gebruiken voordat mijn BTW-nummer actief is? A: Nee. PVA vereist een live BTW-registratie in het VK en een daaraan gekoppelde GB EORI. Bij invoer vóór registratie is invoer-btw verschuldigd, die aan de grens moet worden betaald. De terugvorderbaarheid hangt af van de datum van registratie en het gebruik van de goederen.

De Enterprise Landing-service van Serene Jade verzorgt de Britse BTW-registratie, EORI, PVA-instellingen en doorlopende aangiften voor buitenlandse verkopers die de Britse markt betreden.