Een vaststellingsovereenkomst komt meestal op een lastig moment. De medewerker heeft net te horen gekregen dat zijn of haar rol in gevaar is, of er is een klacht verslechterd, of een prestatieproces nadert een einde. De werkgever wil finaliteit; de werknemer wil waardigheid en een eerlijk aantal. Beide partijen grijpen naar een sjabloon – en dat is waar de meeste vermijdbare fouten plaatsvinden.
Een Britse schikkingsovereenkomst is een wettelijk contract dat afstand doet van het recht van een werknemer om de meeste arbeidsvorderingen in te dienen in ruil voor overeengekomen voorwaarden. Om bindend te zijn, moet het aan specifieke voorwaarden voldoen, waaronder dat de werknemer onafhankelijk juridisch advies heeft gekregen van een relevante adviseur over de voorwaarden en de werking van de overeenkomst. Die ene vereiste bepaalt de hele onderhandeling – omdat beide partijen vanaf het begin weten dat een advocaat elke regel zal lezen.
Begin met de voorwaarden, niet met een conceptcontract
De snelste route naar een schone regeling is een kort document met de voorwaarden – idealiter één pagina – waarover overeenstemming wordt bereikt voordat iemand een concept van vijftien pagina’s verspreidt. Het dwingt beide partijen om concreet te zijn over de zaken die er werkelijk toe doen, en het voorkomt dat de onderhandelingen afglijden naar schermutseling per clausule.
Een werkbare hoofdvoorwaarden omvatten doorgaans:
- Beëindigingsdatum en reden — inclusief of de werknemer zijn opzegtermijn naleeft, met tuinverlof wordt geplaatst of onmiddellijk vertrekt met een opzegvergoeding (PILON).
- Financieel pakket — duidelijk opgesplitst tussen contractuele bedragen (salaris bij beëindiging van de overeenkomst, opgebouwde vakantiedagen, bonus, opzegvergoeding) en de ex gratia beëindigingsvergoeding.
- Fiscale behandeling — welke elementen volledig belastbaar zijn en welke bedoeld zijn om binnen de belastingvrije drempel van £30.000 te vallen voor een echte compensatie voor verlies van werkgelegenheid.
- Referentie — overeengekomen formulering, bijgevoegd als schema, en wie bij het bedrijf deze zal verstrekken.
- Aankondiging — interne en externe bewoordingen, inclusief LinkedIn.
- Beperkende convenanten — met overweging bevestigd, hiervan afgezien, gewijzigd of opnieuw bevestigd.
- Vertrouwelijkheids- en niet-denigrerende clausules – en of deze wederzijds zijn.
- Openstaande zaken — aandelen, opties, uitgaven, uitrusting, pensioenbijdragen.
Als beide partijen het in principe eens kunnen worden over deze lijst, wordt het opstellen van een lange versie een administratieve exercitie in plaats van een gevecht.
De belastingvraag: wat £30.000 eigenlijk betekent
Het belastingvrije cijfer van £30.000 is het meest verkeerd begrepen getal in de werkgelegenheidsbelasting. Het betekent niet dat de eerste £30.000 van een schikking belastingvrij is. Het is alleen van toepassing op betalingen die daadwerkelijk een compensatie vormen voor het verlies van werkgelegenheid – doorgaans het ex gratia-element – en alleen voor zover die betalingen anderszins niet belastbaar zijn als inkomsten.
In de praktijk:
- Salaris, opgebouwde vakantiedagen, contractuele bonus en PILON zijn normaal belastbaar als loon. Sinds de regels inzake de opzegvergoeding na uitdiensttreding (PENP) zijn aangescherpt, moeten werkgevers het opzegelement van elke ontslagvergoeding berekenen en belasten als inkomsten, zelfs als het contract geen PILON-clausule bevat.
- Wettelijke en verhoogde ontslagvergoedingen vallen over het algemeen binnen de vrijstelling van £30.000 (wettelijk ontslag is zelf belastingvrij tot aan de limiet).
- Vergoeding voor het kwetsen van gevoelens in een context van discriminatie kan in sommige omstandigheden buiten de berekening van £30.000 vallen – maar de positie is feitengevoelig en de visie van HMRC is beperkter dan werknemers vaak hopen.
- Betalingen voor beperkende convenanten zijn belastbaar als inkomsten en vereisen doorgaans een nominale vergoeding om afdwingbaar te zijn.
De redactie is van belang. Een schema dat eenvoudigweg een forfaitair bedrag registreert zonder de componenten ervan op te splitsen, nodigt uit tot een HMRC-uitdaging en stelt de werknemer bloot aan een terugvorderingsvergoeding. Beide partijen profiteren van een duidelijk, gespecificeerd betalingsschema.
Referenties, aankondigingen en het hiernamaals van de deal
Een vaststellingsovereenkomst beëindigt de arbeidsrelatie, maar niet de loopbaan van de werknemer. De referentieclausule is daarom een van de meest waardevolle onderdelen van de deal, en een van de goedkoopste die de werkgever kan toegeven.
Drie punten die de moeite waard zijn om te onderhandelen:- Overeengekomen formulering, als bijlage bij de overeenkomst. Een feitelijke verwijzing – data, rol, verantwoordelijkheden – is de marktstandaard. Werknemers in hogere functies moeten aandringen op één of twee regels inhoudelijk commentaar.
- Een benoemd aanspreekpunt. Referenties die naar een generieke HR-inbox worden gestuurd, blijven vaak onbeantwoord wanneer de medewerker is vertrokken en de systemen zijn gewijzigd. Noem iemand.
- Consistentie met mondelinge referenties en LinkedIn-aanbevelingen. Als de overeengekomen referentie het ene zegt en een voormalige manager het andere zegt tijdens een telefoongesprek, stort de waarde van de clausule in.
Dezelfde logica is van toepassing op interne en externe aankondigingen. Een korte, afgesproken lijn – verspreid onder het team en gebruikt op LinkedIn – beschermt zowel het verhaal van de werknemer als de reputatie van de werkgever.
COT3 of vaststellingsovereenkomst?
Wanneer Acas erbij betrokken is – doorgaans via vroegtijdige verzoening nadat een vordering bij het tribunaal is ingediend of ingediend – kan de schikking worden vastgelegd op een COT3-formulier in plaats van in een volledige schikkingsovereenkomst. Een COT3 is korter, vereist geen onafhankelijk juridisch advies als voorwaarde voor geldigheid, en is bindend zodra beide partijen de voorwaarden met de Acas-bemiddelaar overeenkomen.
Een COT3 is vaak het juiste hulpmiddel wanneer:
- Er is een vordering bij de rechtbank ingediend of staat op stapel.
- De voorwaarden zijn beperkt: in wezen een betaling, een referentie en wederzijdse vertrouwelijkheid.
- Snelheid is belangrijker dan maatwerk.
Een volledige schikkingsovereenkomst verdient doorgaans de voorkeur als er beperkende convenanten zijn die moeten worden gewijzigd, aandelenregelingen die moeten worden aangepakt, belastingstructuren die moeten worden gedocumenteerd of verplichtingen na beëindiging die zorgvuldig moeten worden opgesteld. De twee routes zijn niet uitwisselbaar en de keuze moet vroeg worden gemaakt.
Onafhankelijk juridisch advies: geen formaliteit
De eis voor onafhankelijk juridisch advies wordt soms gezien als een afvinklijstje: een handtekening op een certificaat aan het einde van het proces. Dat geeft een verkeerde interpretatie van wat de adviseur feitelijk doet.
Een goede adviseur zal: het commerciële aanbod aan een druktoets onderwerpen aan de kracht van de onderliggende claims; clausules identificeren die ongebruikelijk belastend of niet-afdwingbaar zijn; controleer de fiscale behandeling en PENP-berekening; onderhandelen over de referentie en aankondiging; en zorg ervoor dat de werknemer begrijpt wat hij opgeeft. De meeste werkgevers dragen bij in de kosten van dit advies, en het is normaal om de bijdrage naar boven te onderhandelen als de overeenkomst complex is.
Voor HR-teams is het gevolg dat het sturen van een gepolijst concept naar een medewerker die geen adviseur heeft, de zaken niet bespoedigt. Meestal worden ze daar langzamer van, omdat de eerste adviseur die de medewerker instrueert, met vragen zit die in overleg opgelost hadden kunnen worden.
Als u onderhandelt over een Britse schikkingsovereenkomst en een gestructureerde beoordeling van het ontwerp, het belastingschema en de referentieteksten wilt, biedt JustiScript documentbeoordeling en overleg met in Engeland gekwalificeerde advocaten in het Engels en Chinees.
Veelgestelde vragen
Is het belastingvrije bedrag van £30.000 gegarandeerd bij een schikking? Nee. Het is alleen van toepassing op betalingen die een echte compensatie vormen voor het verlies van werk, niet op salaris, opzegvergoedingen, vakantiedagen of contractuele bonussen. Regels voor opzegvergoedingen na uitdiensttreding betekenen dat een deel van een schijnbaar ex gratia bedrag vaak opnieuw wordt geclassificeerd als belastbaar inkomen.
Kan ik onderhandelen over de referentie nadat ik getekend heb? In de praktijk niet. Zodra de overeenkomst is ondertekend, ligt de referentieclausule vast. Spreek altijd de exacte bewoording af en voeg deze als bijlage toe voordat u ondertekent, en noem de persoon die deze zal verstrekken.
Mijn werkgever heeft via Acas een COT3 aangeboden in plaats van een vaststellingsovereenkomst. Is dat erger? Niet noodzakelijkerwijs: een COT3 is bindend en afdwingbaar, en kan sneller. Het is doorgaans minder geschikt als de deal gepaard gaat met complexe belastingstructuren, aandelentoekenningen of gevarieerde beperkende convenanten, in welk geval een volledige schikkingsovereenkomst het betere instrument is.