Un accordo transattivo di solito arriva in un momento imbarazzante. Al dipendente è stato appena detto che il suo ruolo è a rischio, o che un risentimento si è inasprito, o che un processo di performance si sta avviando verso un'uscita. Il datore di lavoro vuole la definitività; il dipendente vuole dignità e un giusto numero. Entrambe le parti cercano un modello ed è qui che si verificano la maggior parte degli errori evitabili.
Un accordo transattivo nel Regno Unito è un contratto legale che rinuncia al diritto del dipendente di presentare la maggior parte delle richieste di lavoro in cambio di termini concordati. Per essere vincolante, deve soddisfare condizioni specifiche, incluso il fatto che il dipendente abbia ricevuto una consulenza legale indipendente da un consulente competente sui termini e sugli effetti dell'accordo. Quel singolo requisito determina l’intera trattativa, perché entrambe le parti sanno, fin dall’inizio, che un avvocato leggerà ogni riga.
Inizia con i termini, non con una bozza di contratto
Il percorso più veloce verso una soluzione pulita è un breve documento di termini – idealmente una pagina – concordato prima che qualcuno faccia circolare una bozza di 15 pagine. Costringe entrambe le parti a essere concreti riguardo alle cose che contano veramente e impedisce ai negoziati di scivolare in scaramucce clausola per clausola.
Un capo dei termini praticabile copre in genere:
- Data e motivo del licenziamento – incluso se il dipendente lavora con il preavviso, viene messo in congedo di giardinaggio o se ne va immediatamente con un pagamento sostitutivo del preavviso (PILON).
- Pacchetto finanziario — suddiviso chiaramente tra le somme contrattuali (salario fino al licenziamento, ferie maturate, bonus, preavviso) e l'indennità di fine rapporto ex gratia.
- Trattamento fiscale: quali elementi sono tassabili per intero e quali sono destinati a rientrare nella soglia di esenzione fiscale di £ 30.000 per un effettivo risarcimento per la perdita del posto di lavoro.
- Riferimento: testo concordato, allegato come programma e chi in azienda lo fornirà.
- Annuncio: testo interno ed esterno, incluso LinkedIn.
- Contratti restrittivi: confermati, rinunciati, modificati o riaffermati con considerazione.
- Clausole di riservatezza e non derogatorie – e se sono reciproche.
- Questioni in sospeso — azioni, opzioni, spese, attrezzature, contributi pensionistici.
Se entrambe le parti riescono a concordare questo elenco in linea di principio, la stesura in formato lungo diventa un esercizio amministrativo piuttosto che una lotta.
La questione fiscale: cosa significano effettivamente £ 30.000
La cifra esentasse di £ 30.000 è la cifra più fraintesa nell'imposta sulla liquidazione del lavoro. Ciò non significa che le prime 30.000 sterline di qualsiasi transazione siano esenti da tasse. Si applica solo ai pagamenti che costituiscono effettivamente una compensazione per la perdita del posto di lavoro – tipicamente l’elemento ex gratia – e solo nella misura in cui tali pagamenti non sono altrimenti imponibili come guadagni.
In pratica:
- Stipendio, ferie maturate, bonus contrattuale e PILON sono imponibili come guadagno in modo normale. Dato che le norme sull’indennità di preavviso di fine rapporto (PENP) sono state inasprite, i datori di lavoro devono calcolare l’elemento preavviso di qualsiasi indennità di fine rapporto e tassarlo come guadagno, anche laddove il contratto non prevede alcuna clausola PILON.
- Le indennità di licenziamento legali e potenziate generalmente rientrano nell'esenzione di £ 30.000 (il licenziamento legale è di per sé esentasse fino al limite massimo).
- Il risarcimento per lesioni sentimentali in un contesto di discriminazione può, in alcune circostanze, non rientrare nel calcolo di £ 30.000, ma la posizione è sensibile ai fatti e la visione dell'HMRC è più ristretta di quanto spesso i dipendenti sperano.
- I pagamenti per clausole restrittive sono imponibili come utili e solitamente richiedono un corrispettivo nominale per essere esecutivi.
La stesura conta. Un programma che registra semplicemente una somma forfettaria senza scomporre i suoi componenti invita a una sfida HMRC ed espone il dipendente a un'indennità di recupero. Entrambe le parti beneficiano di un programma di pagamenti chiaro e dettagliato.
Riferimenti, annunci e l'aldilà dell'affare
L'accordo transattivo pone fine al rapporto di lavoro ma non alla carriera del dipendente. La clausola di referenza è quindi una delle parti più preziose dell'accordo e una delle più economiche da concedere per il datore di lavoro.
Tre punti su cui vale la pena negoziare:- Testo concordato, allegato all'accordo. Un riferimento fattuale – date, ruolo, responsabilità – è lo standard di mercato. I dipendenti con ruoli senior dovrebbero spingere per una o due righe di commento sostanziale.
- Un punto di contatto designato. I riferimenti inviati a una casella di posta generica delle risorse umane spesso rimangono senza risposta quando il dipendente se ne va e i sistemi sono cambiati. Nomina qualcuno.
- Coerenza con i riferimenti verbali e le sponsorizzazioni di LinkedIn. Se la referenza concordata dice una cosa e un ex manager ne dice un'altra durante una chiamata, il valore della clausola crolla.
La stessa logica si applica agli annunci interni ed esterni. Una breve frase concordata, diffusa al team e utilizzata su LinkedIn, protegge sia la narrativa del dipendente che la reputazione del datore di lavoro.
##COT3 o accordo transattivo?
Laddove è coinvolta Acas, in genere attraverso una conciliazione anticipata dopo che è stata presentata o emessa una richiesta in tribunale, la transazione può essere registrata su un modulo COT3 anziché su un accordo transattivo completo. Un COT3 è più breve, non richiede una consulenza legale indipendente come condizione di validità ed è vincolante una volta che entrambe le parti concordano i termini con il conciliatore Acas.
Un COT3 è spesso lo strumento giusto quando:
- È stata presentata o è imminente una richiesta al tribunale.
- I termini sono limitati: essenzialmente un pagamento, una referenza e la riservatezza reciproca.
- La velocità conta più della stesura su misura.
Un accordo transattivo completo è solitamente preferibile laddove vi siano accordi restrittivi da modificare, schemi di condivisione da affrontare, strutturazione fiscale da documentare o obblighi post-rescissione che richiedono un'attenta redazione. I due percorsi non sono intercambiabili e la scelta va fatta per tempo.
Consulenza legale indipendente: non una formalità
L’obbligo di una consulenza legale indipendente viene talvolta trattato come un esercizio da spuntare: una firma su un certificato alla fine del processo. Ciò interpreta erroneamente ciò che il consulente sta effettivamente facendo.
Un buon consulente: metterà alla prova l’offerta commerciale confrontandola con la forza delle pretese sottostanti; identificare clausole insolitamente onerose o inapplicabili; verificare il trattamento fiscale e il calcolo del PENP; negoziare la referenza e l'annuncio; e assicurati che il dipendente capisca a cosa sta rinunciando. La maggior parte dei datori di lavoro contribuisce al costo di questa consulenza ed è normale negoziare il contributo verso l'alto laddove l'accordo è complesso.
Per i team HR, il corollario è che l’invio di una bozza raffinata a un dipendente che non ha un consulente non accelera le cose. Di solito li rallenta, perché il primo consulente incaricato dal dipendente avrà domande che avrebbero potuto essere risolte in termini generali.
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Domande frequenti
L'importo esentasse di £ 30.000 è garantito su qualsiasi transazione? No. Si applica solo ai pagamenti che costituiscono un vero e proprio risarcimento per la perdita del posto di lavoro, non allo stipendio, al preavviso, alle ferie o ai bonus contrattuali. Le regole sul pagamento del preavviso dopo il rapporto di lavoro implicano che parte di una somma apparente ex gratia viene spesso riclassificata come reddito imponibile.
Posso negoziare la referenza dopo aver firmato? In pratica, no. Una volta firmato l’accordo, viene fissata la clausola di riferimento. Concordare sempre la dicitura esatta e allegarla come programma prima di firmare e nominare la persona che lo fornirà.
Il mio datore di lavoro mi ha offerto un COT3 tramite Acas invece di un accordo transattivo. È peggio? Non necessariamente: un COT3 è vincolante e applicabile e può essere più rapido. Di solito è meno adatto laddove l’accordo prevede una complessa strutturazione fiscale, assegnazioni di azioni o vari accordi restrittivi, nel qual caso un accordo transattivo completo è il veicolo migliore.